Бизнес — это во многом рутина, и увязнуть в ней проще простого. Когда вы упорно делаете руками то, что можно доверить машине, вы тормозите развитие, плодите ошибки и теряете клиентов. Как грамотно автоматизировать процессы, чтобы повысить эффективность, рассказал основатель экосистемы Misty.
Когда бизнесу пора задуматься об автоматизации
Вот несколько тревожных звоночков:
владелец постоянно занят текучкой и не успевает заниматься стратегией;
сотрудники еле справляются с объёмом задач;
клиенты жалуются на сервис и уходят к конкурентам;
прибыль стоит на месте.
Если вы узнали свою ситуацию — значит, автоматизация давно назрела.
Автоматизация — это передача простых повторяющихся процессов программам и сервисам. Она облегчает работу сотрудников и освобождает их для более сложных задач. Это не привилегия крупных корпораций с большими бюджетами. Это метод организации работы, доступный любому предпринимателю с самого старта.
В Misty автоматизацию начали внедрять уже в первые недели после запуска. Затраты были минимальными, окупились быстро, а количество ошибок снизилось в разы. Лояльность клиентов выросла сразу.
С чего начать: процессы, которые можно автоматизировать
Бухгалтерский учёт
Работа с долгами, выставление счетов, резервное копирование — всё это можно делать автоматически. Программы вроде «1С: Бухгалтерия» помогают:
обрабатывать входящие и исходящие документы;
вести электронный архив;
переоценивать валюту;
начислять налоги и признавать расходы.
Также стоит присмотреться к системам управления документами. Мы используем Doczilla Pro — единое пространство для работы с файлами. В первый же месяц скорость подготовки документов выросла вдвое, а цикл сделок сократился в восемь раз.
Планирование задач
Держать всё в голове или в ежедневнике — энергозатратно и рискованно. Можно забыть важное. На помощь приходят системы управления проектами — канбан-доски. С их помощью вы можете:
фиксировать цели на неделю или месяц;
прописывать сроки, этапы и ответственных;
вести переписку по проекту.
Сервисы сами напомнят о дедлайнах, покажут, сколько задача открыта и что уже сделано. Никаких потерянных чатов в мессенджерах.
Мы используем YouGile и ToDoist — у них простой интерфейс, можно подключить много сотрудников и легко отслеживать процессы.
Маркетинг
Автоматизация помогает охватить больше аудитории, чем можно сделать вручную. Например, вы собрали базу клиентов на скидку. Вместо ручной рассылки можно настроить автоматическую — по сегментам, по графику.
Вам нужно только:
задать сегменты;
создать письма в готовых шаблонах;
выбрать даты отправки.
Программа покажет статистику открытий и переходов. Вы сможете быстрее реагировать на отзывы и изменения. В нашей клинике автоматизация рассылок помогла увеличить число клиентов на 64% за год.
Попробуйте Sendsay, Send Pulse, Zoho Mail или UniSender — мы используем последний за его простоту и удобные шаблоны.
Продажи
Менеджеру нужно вести базу, готовиться к обзвонам и прогнозировать продажи. Если вы доросли до целого отдела — сотрудникам нужно распределять клиентов между собой.
Инструменты автоматизации помогают:
упрощать повторяющиеся задачи — например, автоматически напоминать клиентам об акциях;
улучшать сервис — у менеджера уже есть вся история клиента: запросы, пожелания, личные данные.
В детейлинг-центре автоматизация через WhatsApp Business привела к росту лояльности на 83%, а число клиентов выросло почти в пять раз.
Адаптация сотрудников
Приём нового человека — это куча задач: заполнение форм, лекции, учёба, открытие счетов, назначение наставников. HR-системы помогают автоматизировать этот процесс.
Мы используем «Контур. Персонал» — он помогает вести личные дела сотен сотрудников, отпуска, больничные, обучение и аттестацию.
Главное — не переборщить
Автоматизировать можно многое, но не всё. Излишняя автоматизация лишает компанию человеческого лица и может отпугнуть клиентов. Например, если на каждом этапе клиенту отвечает только бот — это плохо. Ему может показаться, что компания не хочет с ним говорить. Лучше, если бот проверит звонок и соединит с живым специалистом.
Автоматизация вредна, если задачи требуют постоянного вмешательства человека. Например, сложные вопросы клиентов или кризисные ситуации. В таких случаях лучше автоматизировать только часть процесса, а остальное оставить людям.
