Акт сверки взаиморасчетов составляют, чтобы проверить, нет ли ошибок в платежах с контрагентом. Он помогает согласовать сумму долга или убедиться, что никто никому не должен.
Если долг нашелся и обе стороны подписали акт, он становится юридическим подтверждением задолженности вместе с договором и платежными документами.
Как акт сверки влияет на срок исковой давности
Если контрагент не платит, а вы не сразу пошли в суд, через три года срок исковой давности истекает. Деньги уже не вернуть. Но если стороны подписали акт сверки, срок прерывается и три года начинают отсчитываться заново с даты подписания.
Поэтому акт сверки — не просто формальность, а важный инструмент для защиты своих денег.
Где создать акт сверки
В личном кабинете банка есть удобный инструмент. Перейдите в раздел «Выставление счета», нажмите «Создать» и выберите «Акт сверки взаиморасчетов».
Как составить акт сверки: пошаговая инструкция
Откройте форму создания акта — с телефона или компьютера.
Укажите номер акта (можно задать произвольно), выберите период расчетов и контрагента. Наименование контрагента можно ввести вручную или выбрать из списка — там будут все, с кем были расчеты.
Нажмите «Дальше» — перейдете к таблице взаиморасчетов. Левая половина — ваши данные, правая — данные контрагента. По каждой операции заполните обязательные поля:
дату;
название документа, подтверждающего перевод или получение суммы;
дебет — сумму, которую контрагент должен вам;
кредит — сумму, которую вы должны контрагенту.
Есть еще необязательное поле «Начальное сальдо организации» — остаток задолженности за предыдущий период. Дебетовое сальдо — сколько вам должен контрагент, кредитовое — ваш долг.
Документы автоматически выстроятся по датам.
Внизу таблицы два поля заполнятся сами:
обороты за период — сумма всех дебетов и кредитов;
сальдо конечное — итог: кредитовое сальдо — сколько вы должны партнеру, дебетовое — сколько партнер должен вам.
Если уверены, что расхождений нет, включите тумблер «Согласовать левую и правую части». Тогда операции зеркально отобразятся у контрагента — то, что вы указали как дебет, у него станет кредитом.
Укажите подписантов — кто будет подписывать акт. Подписантом может быть только директор или главный бухгалтер с доверенностью. Если выберете «Заполнить на бумаге», поле останется пустым — можно будет вписать ФИО и должности позже.
Нажмите «Сформировать документ». Акт сохранится в закрывающих документах. Его можно скачать в PDF и отправить контрагенту или распечатать и подписать вручную.
Как отправить акт контрагенту
Есть два способа.
Первый — автоматический. При создании акта поставьте галочку «Отправить акт контрагенту» и укажите его электронную почту. Документ уйдет от имени банка для ознакомления — это не считается подписанием.
Второй — скачайте акт в PDF и отправьте сами, например по электронной почте.
Почему сальдо в актах могут не совпадать
Причин несколько:
ошибки в учете — не внесли все документы или что-то продублировали;
контрагенты не передали друг другу все платежные документы;
один и тот же документ отнесли к разным периодам, поэтому у одной стороны он не учитывается в периоде сверки.
Акт сверки — простой и полезный инструмент. Он помогает держать финансы под контролем, вовремя находить ошибки и не терять деньги из-за истекшего срока исковой давности. Главное — составлять его правильно и вовремя отправлять контрагенту.
