Неотъемлемой частью любых партнерских отношений является деловая переписка. Грамотно составленный текст с соблюдением этики дает возможность наладить взаимоотношения между заказчиками и поставщиками, повысить имидж и значимость компании. Перед тем как писать деловое письмо, рекомендуется ознакомиться с основными правилами.
Определение делового письма и основные виды
Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.
Гарантийное
Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».
Коммерческое предложение
Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.
Оферта
Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.
Внимание! Для окончательного заключения партнерских отношений необходимо получение согласия в ответном письме.
Извещение
Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.
Рекламация
Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.
Сопроводительное письмо
Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.
Подтверждение о получении
Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.
Просьба
Письмо содержит обращение с просьбой о прекращении или, наоборот, начале каких-либо действий.
Напоминание
Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.
Поздравление
Письмо направляется с целью поздравить партнера по бизнесу.
Приглашение
Обращение уместно в том случае, если организация хочет пригласить кого-то на мероприятие или торжество.
Внимание! В тексте приглашения должно быть точно указано время, дата проведения и место.
Основные правила деловой переписки
Правильная деловая переписка должна отвечать всем необходимым требованиям в оформлении и обращении к адресату. Это важно не только для сохранения имиджа компании, но и для поддержания стабильных отношений между партнерами. Для делового письменного общения рекомендуется соблюдать следующие правила:
Не употреблять в тексте слова, значение которых отправитель не знает.
Избегать специальных терминов, так как может быть риск, что получатель письма их значение не знает. В результате они могут быть неправильно истолкованы. Этикет деловой переписки предполагает обязательную расшифровку терминов.
Информация должна быть представлена короткими предложениями, не рекомендуется использование длинных речевых конструкций.
Категорически не допустимы орфографические и грамматические ошибки.
Важно! Завершенный текст деловой переписки должен быть кратким, четким, лаконичным, вся информация представлена без эмоций.
Структура делового письма
Важное значение в формате деловой переписки имеет структура документа. Внешний вид способен дать представление адресату об отправителе. План обращения должен включать в себя следующие пункты:
реквизиты адресата и отправителя;
вежливое обращение;
основной текст, в котором указываются причины обращения, основания для отправки письма;
в конце ставится подпись с расшифровкой, дата составления.
Если к основному письму прилагаются дополнительные документы, фото, они должны быть перечислены как приложение в основном тексте. Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, и заверено подписью руководителя.
Важно! С 2016 года нет обязательного требования ставить печати на письмах.
Перед тем как отправить корреспонденцию, нужно зарегистрировать ее в журнале исходящей документации.
Деловой стиль письма
Перед тем как написать обращение к бизнес партнерам, рекомендуется изучить примеры деловой переписки. Тексты, составленные в официальном стиле, имеют свои отличительные особенностей от всех остальных стилей. Главными признаками являются:
Четкая структура — перед тем как взяться за написание обращения к бизнес-партнеру, нужно тщательно продумать план. Важно не только грамотно начать, но и закончить. Не должно быть переходов мысли с одной на другую, в тексте необходимо четкое соблюдение логики.
Предоставление информации должно быть сухим, без эмоций. В тексте необходимо писать только важные детали, факты и цифры.
Простота изложения — важный элемент делового стиля переписки. Любой материал должен быть простым, не стоит употреблять сложные конструкции, насыщенные специфическими терминами.
Рекомендуется использование большого количества предлогов и сложных союзов. Это единственный стиль, в котором это не будет считаться недостатком и водой.
В текст письма запрещено включать недостоверные или непроверенные факты.
Важно! При составлении делового обращения нужно принимать во внимание, что любое письмо является документом, который в дальнейшем может получить статус юридически значимого.
Электронные послания
Официальные документы в письменном виде могут быть отправлены как по почте, так и электронно. Основными правилами для делового общения с партнерами являются:
Рекомендуется для рабочих писем завести отдельный электронный адрес, который будет использоваться только для целей бизнеса.
Название почтового ящика должно содержать или наименование организации, или фамилию руководителя.
При отправке всегда должна быть заполнена строка «Тема». Это необходимо для того, чтобы письмо не попало в спам.
Все вложения необходимо прикреплять отдельными элементами.
Важно! Даже при отправке писем по электронной почте необходимо соблюдение делового стиля и правильного обращения к получателю.
Обращение в деловом письме и правильное оформление
Основа успешного делового общения — правильное использование обращения. Наиболее распространенный шаблон — «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Высокоуважаемый». Если обращение пишется для нескольких человек, которые являются представителями одной профессии, можно в тексте написать «Уважаемые коллеги». Уместной будет фраза «Уважаемые дамы», если партнеры женщины, или, наоборот, «Уважаемые господа», если в организации адресате только мужчины. Образец делового письма должен быть не только правильно начат, но и закончен. В конце должна выражаться надежда на продолжительное сотрудничество. Не нужно писать, что отправитель ждет незамедлительного ответа. Такие фразы оказывают отрицательное влияние на желание компании в дальнейшем продолжать общение.
Образцы правильного написания делового письма
Деловая переписка, примеры писем которых представлены ниже, поможет правильно составить обращение к бизнес-партнерам.
Деловая переписка — основа любой предпринимательской деятельности. Бизнесмен, умеющий грамотно составить обращение к партнерам, всегда будет пользоваться репутацией, которая сыграет решающую роль в развитии его бизнеса.
