Содержание:
Неотъемлемой частью любых партнерских отношений является деловая переписка. Грамотно составленный текст с соблюдением этики дает возможность наладить взаимоотношения между заказчиками и поставщиками, повысить имидж и значимость компании. Перед тем как писать деловое письмо, рекомендуется ознакомиться с основными правилами.
↑ Определение делового письма и основные виды
Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.
↑ Гарантийное
Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».
↑ Коммерческое предложение
Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.
↑ Оферта
Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.
↑ Извещение
Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.
↑ Рекламация
Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.
↑ Сопроводительное письмо
Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.
↑ Подтверждение о получении
Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.
↑ Просьба
Письмо содержит обращение с просьбой о прекращении или, наоборот, начале каких-либо действий.
↑ Напоминание
Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.
↑ Поздравление
Письмо направляется с целью поздравить партнера по бизнесу.
↑ Приглашение
Обращение уместно в том случае, если организация хочет пригласить кого-то на мероприятие или торжество.
↑ Основные правила деловой переписки
Правильная деловая переписка должна отвечать всем необходимым требованиям в оформлении и обращении к адресату. Это важно не только для сохранения имиджа компании, но и для поддержания стабильных отношений между партнерами. Для делового письменного общения рекомендуется соблюдать следующие правила:
- Не употреблять в тексте слова, значение которых отправитель не знает.
- Избегать специальных терминов, так как может быть риск, что получатель письма их значение не знает. В результате они могут быть неправильно истолкованы. Этикет деловой переписки предполагает обязательную расшифровку терминов.
- Информация должна быть представлена короткими предложениями, не рекомендуется использование длинных речевых конструкций.
- Категорически не допустимы орфографические и грамматические ошибки.
↑ Структура делового письма
Важное значение в формате деловой переписки имеет структура документа. Внешний вид способен дать представление адресату об отправителе. План обращения должен включать в себя следующие пункты:
- реквизиты адресата и отправителя;
- вежливое обращение;
- основной текст, в котором указываются причины обращения, основания для отправки письма;
- в конце ставится подпись с расшифровкой, дата составления.
Если к основному письму прилагаются дополнительные документы, фото, они должны быть перечислены как приложение в основном тексте. Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, и заверено подписью руководителя.
Перед тем как отправить корреспонденцию, нужно зарегистрировать ее в журнале исходящей документации.
↑ Деловой стиль письма
Перед тем как написать обращение к бизнес партнерам, рекомендуется изучить примеры деловой переписки. Тексты, составленные в официальном стиле, имеют свои отличительные особенностей от всех остальных стилей. Главными признаками являются:
- Четкая структура — перед тем как взяться за написание обращения к бизнес-партнеру, нужно тщательно продумать план. Важно не только грамотно начать, но и закончить. Не должно быть переходов мысли с одной на другую, в тексте необходимо четкое соблюдение логики.
- Предоставление информации должно быть сухим, без эмоций. В тексте необходимо писать только важные детали, факты и цифры.
- Простота изложения — важный элемент делового стиля переписки. Любой материал должен быть простым, не стоит употреблять сложные конструкции, насыщенные специфическими терминами.
- Рекомендуется использование большого количества предлогов и сложных союзов. Это единственный стиль, в котором это не будет считаться недостатком и водой.
- В текст письма запрещено включать недостоверные или непроверенные факты.
↑ Электронные послания
Официальные документы в письменном виде могут быть отправлены как по почте, так и электронно. Основными правилами для делового общения с партнерами являются:
- Рекомендуется для рабочих писем завести отдельный электронный адрес, который будет использоваться только для целей бизнеса.
- Название почтового ящика должно содержать или наименование организации, или фамилию руководителя.
- При отправке всегда должна быть заполнена строка «Тема». Это необходимо для того, чтобы письмо не попало в спам.
- Все вложения необходимо прикреплять отдельными элементами.
↑ Обращение в деловом письме и правильное оформление
Основа успешного делового общения — правильное использование обращения. Наиболее распространенный шаблон — «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Высокоуважаемый». Если обращение пишется для нескольких человек, которые являются представителями одной профессии, можно в тексте написать «Уважаемые коллеги». Уместной будет фраза «Уважаемые дамы», если партнеры женщины, или, наоборот, «Уважаемые господа», если в организации адресате только мужчины. Образец делового письма должен быть не только правильно начат, но и закончен. В конце должна выражаться надежда на продолжительное сотрудничество. Не нужно писать, что отправитель ждет незамедлительного ответа. Такие фразы оказывают отрицательное влияние на желание компании в дальнейшем продолжать общение.
↑ Образцы правильного написания делового письма
Деловая переписка, примеры писем которых представлены ниже, поможет правильно составить обращение к бизнес-партнерам.
Деловая переписка — основа любой предпринимательской деятельности. Бизнесмен, умеющий грамотно составить обращение к партнерам, всегда будет пользоваться репутацией, которая сыграет решающую роль в развитии его бизнеса.
