Правила и структура оформления делового письма

Неотъемлемой частью любых партнерских отношений является деловая переписка. Грамотно составленный текст с соблюдением этики дает возможность наладить взаимоотношения между заказчиками и поставщиками, повысить имидж и значимость компании. Перед тем как писать деловое письмо, рекомендуется ознакомиться с основными правилами.

Определение делового письма и основные виды

Деловая переписка — один из способов общения между партнерами

Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.

Гарантийное

Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».

Коммерческое предложение

Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.

Коммерческое предложение — вид переписки, который предназначен для презентации услуг или товаров

Оферта

Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.

Внимание! Для окончательного заключения партнерских отношений необходимо получение согласия в ответном письме.

Извещение

Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.

Рекламация

Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.

Сопроводительное письмо

Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.

Подтверждение о получении

Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.

Просьба

Письмо содержит обращение с просьбой о прекращении или, наоборот, начале каких-либо действий.

Напоминание

Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.

Поздравление

Письмо направляется с целью поздравить партнера по бизнесу.

Приглашение

Обращение уместно в том случае, если организация хочет пригласить кого-то на мероприятие или торжество.

Внимание! В тексте приглашения должно быть точно указано время, дата проведения и место.

Основные правила деловой переписки

Правильная деловая переписка должна отвечать всем необходимым требованиям в оформлении и обращении к адресату. Это важно не только для сохранения имиджа компании, но и для поддержания стабильных отношений между партнерами.

Для делового письменного общения рекомендуется соблюдать следующие правила:

  • Не употреблять в тексте слова, значение которых отправитель не знает.
  • Избегать специальных терминов, так как может быть риск, что получатель письма их значение не знает. В результате они могут быть неправильно истолкованы. Этикет деловой переписки предполагает обязательную расшифровку терминов.
  • Информация должна быть представлена короткими предложениями, не рекомендуется использование длинных речевых конструкций.
  • Категорически не допустимы орфографические и грамматические ошибки.

Важно! Завершенный текст деловой переписки должен быть кратким, четким, лаконичным, вся информация представлена без эмоций.

Текст деловой переписки должен быть четким и лаконичным

Структура делового письма

Важное значение в формате деловой переписки имеет структура документа. Внешний вид способен дать представление адресату об отправителе. План обращения должен включать в себя следующие пункты:

  • реквизиты адресата и отправителя;
  • вежливое обращение;
  • основной текст, в котором указываются причины обращения, основания для отправки письма;
  • в конце ставится подпись с расшифровкой, дата составления.

Если к основному письму прилагаются дополнительные документы, фото, они должны быть перечислены как приложение в основном тексте.

Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, и заверено подписью руководителя.

Важно! С 2016 года нет обязательного требования ставить печати на письмах.

Перед тем как отправить корреспонденцию, нужно зарегистрировать ее в журнале исходящей документации.

Обращение должно иметь четкую структуру

Деловой стиль письма

Перед тем как написать обращение к бизнес партнерам, рекомендуется изучить примеры деловой переписки. Тексты, составленные в официальном стиле, имеют свои отличительные особенностей от всех остальных стилей. Главными признаками являются:

  • Четкая структура — перед тем как взяться за написание обращения к бизнес-партнеру, нужно тщательно продумать план. Важно не только грамотно начать, но и закончить. Не должно быть переходов мысли с одной на другую, в тексте необходимо четкое соблюдение логики.
  • Предоставление информации должно быть сухим, без эмоций. В тексте необходимо писать только важные детали, факты и цифры.
  • Простота изложения — важный элемент делового стиля переписки. Любой материал должен быть простым, не стоит употреблять сложные конструкции, насыщенные специфическими терминами.
  • Рекомендуется использование большого количества предлогов и сложных союзов. Это единственный стиль, в котором это не будет считаться недостатком и водой.
  • В текст письма запрещено включать недостоверные или непроверенные факты.

Важно! При составлении делового обращения нужно принимать во внимание, что любое письмо является документом, который в дальнейшем может получить статус юридически значимого.

Электронные послания

Официальные документы в письменном виде могут быть отправлены как по почте, так и электронно. Основными правилами для делового общения с партнерами являются:

  • Рекомендуется для рабочих писем завести отдельный электронный адрес, который будет использоваться только для целей бизнеса.
  • Название почтового ящика должно содержать или наименование организации, или фамилию руководителя.
  • При отправке всегда должна быть заполнена строка «Тема». Это необходимо для того, чтобы письмо не попало в спам.
  • Все вложения необходимо прикреплять отдельными элементами.

Важно! Даже при отправке писем по электронной почте необходимо соблюдение делового стиля и правильного обращения к получателю.

Отправка переписки электронно — самый распространенный и удобный вариант

Обращение в деловом письме и правильное оформление

Основа успешного делового общения — правильное использование обращения. Наиболее распространенный шаблон — «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Высокоуважаемый». Если обращение пишется для нескольких человек, которые являются представителями одной профессии, можно в тексте написать «Уважаемые коллеги». Уместной будет фраза «Уважаемые дамы», если партнеры женщины, или, наоборот, «Уважаемые господа», если в организации адресате только мужчины.

Образец делового письма должен быть не только правильно начат, но и закончен. В конце должна выражаться надежда на продолжительное сотрудничество.

Не нужно писать, что отправитель ждет незамедлительного ответа. Такие фразы оказывают отрицательное влияние на желание компании в дальнейшем продолжать общение.

Образцы правильного написания делового письма

Деловая переписка, примеры писем которых представлены ниже, поможет правильно составить обращение к бизнес-партнерам.

Коммерческое предложение — письмо с рекламой услуг
Извещение — уведомление адресата о предстоящем действии, отправке товара, событии

Деловая переписка — основа любой предпринимательской деятельности. Бизнесмен, умеющий грамотно составить обращение к партнерам, всегда будет пользоваться репутацией, которая сыграет решающую роль в развитии его бизнеса.

1-й шаг к успеху!
Прекращаем творить себе бедность.
Бизнес. Интернет. Финансы


ПЕРЕЙТИ
канал Твой 1-й>миллион в телеграмм
Сергей Эльбакидзе
Сергей Эльбакидзе/ автор статьи

Здравствуйте, меня зовут Сергей, 22 полных года. После окончания 9 классов школы, я поступил в политехнический колледж на очное отделение, по специальности прикладная информатика. После окончания колледжа поступил в лесотехнический институт на заочное отделение, по той же специальности прикладная информатика, в данный момент на третьем курсе. Работал в компании специалистом по рекламе и сбыту, далее начал выполнять заказы по созданию и продвижению сайтов. В данный момент развиваю три своих информационных сайта.

Поделиться с друзьями
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Бизнес, заработок в интернете и финансовая грамотность
Кол-во комментариев: 2
  1. Аватар
    Dedheedo

    Сколько будет продолжаться этот ковид?

    1. SergeyElbakidze
      SergeyElbakidze

      Не понятно

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector