Табель учета рабочего времени — это основной документ, фиксирующий факт присутствия или отсутствия сотрудников на рабочем месте. Он служит основанием для начисления заработной платы, расчета отпускных, больничных и других выплат. С 2025 года в России действует обновленная форма Т-12 (утверждена Приказом Минтруда №585н), включающая новые коды для учета различных режимов работы.
Юридическое значение табеля:
Первичный учетный документ по ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ
Основание для расчета зарплаты (ст. 91 ТК РФ)
Доказательство в трудовых спорах
Источник данных для статистической отчетности
📌 Важно знать
"Неправильное заполнение табеля может привести к серьезным штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — до 20 000 руб., для юридических лиц — до 100 000 руб. Особое внимание стоит уделять кодам, обозначающим неявки и особые условия труда." — Елена Семенова, эксперт по кадровому делопроизводству.
Базовые принципы заполнения табеля рабочего времени
Прежде чем перейти к расшифровке кодов, важно понять общие правила ведения табеля.
Кто отвечает за ведение табеля
В небольших организациях — кадровик или бухгалтер
В подразделениях крупных компаний — назначенные ответственные
В отдельных случаях — руководители структурных подразделений
Формы табеля учета
Унифицированная форма Т-12 — с расчетом зарплаты
Унифицированная форма Т-13 — без расчета зарплаты
Фирменная форма организации — должна содержать обязательные реквизиты
Способы ведения табеля
Бумажный вариант — ручное заполнение
Электронный документооборот — специализированные программы
Комбинированный метод — электронный учет с бумажным подтверждением
Полная расшифровка буквенных кодов в табеле
Рассмотрим все актуальные коды, применяемые в 2025 году для учета рабочего времени.
Основные коды присутствия на работе
Я (01) — работа в дневное время
Н (02) — работа в ночное время
РВ (03) — работа в выходные и праздничные дни
С (04) — сверхурочная работа
ВМ (05) — вахтовый метод работы
Коды отсутствия с сохранением зарплаты
ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск
ОД (10) — дополнительный оплачиваемый отпуск
У (11) — учебный отпуск с сохранением зарплаты
Р (14) — отпуск по беременности и родам
ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком
Б (19) — временная нетрудоспособность (больничный)
Коды отсутствия без сохранения зарплаты
ДО (16) — отпуск без сохранения зарплаты (административный)
ОЗ (17) — отпуск без сохранения зарплаты в предусмотренных законом случаях
ДБ (18) — дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты
Особые коды для специальных условий
ЛЧ (20) — сокращенный рабочий день для отдельных категорий
ПК (22) — повышение квалификации с отрывом от работы
ПМ (23) — повышение квалификации без отрыва от работы
Г (24) — выполнение государственных обязанностей
⚠️ Юридический нюанс
"Коды прогулов (ПР) и неявок по невыясненным причинам (НН) должны применяться с особой осторожностью. Их некорректное использование может быть оспорено в суде как нарушение трудовых прав сотрудника." — предупреждение Роструда.
Цифровые коды и их соответствие буквенным обозначениям
Помимо буквенных обозначений, в табеле используются цифровые коды, которые важно правильно трактовать.
Таблица соответствия кодов
Буквенный код | Цифровой код | Значение |
|---|---|---|
Я | 01 | Дневная работа |
Н | 02 | Ночная смена |
РВ | 03 | Выходные/праздники |
С | 04 | Сверхурочные |
ВМ | 05 | Вахтовый метод |
К | 06 | Командировка |
ОТ | 09 | Основной отпуск |
ОД | 10 | Дополнительный отпуск |
У | 11 | Учебный отпуск |
ПР | 24 | Прогул |
НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам |
Как правильно заполнять табель: пошаговая инструкция
Грамотное заполнение табеля требует соблюдения определенного алгоритма.
Шаг 1: Подготовка документа
Укажите наименование организации
Проставьте отчетный период (обычно месяц)
Внесите список сотрудников (ФИО, должность)
Подготовьте графы для ежедневного учета
Шаг 2: Ежедневное заполнение
Отмечайте явки/неявки по факту
Используйте правильные коды
Фиксируйте часы работы/отсутствия
Отмечайте сверхурочные и ночные смены
Шаг 3: Подведение итогов
Подсчитайте отработанные дни/часы
Укажите количество выходных и праздников
Отметьте все случаи отсутствия
Проверьте на соответствие производственному календарю
Шаг 4: Утверждение документа
Подпись ответственного лица
Виза руководителя подразделения
Передача в бухгалтерию
Хранение в течение установленного срока
Особые случаи учета рабочего времени
Некоторые ситуации требуют особого внимания при отражении в табеле.
Удаленная работа и телеработа
Код З (21) — выполнение работы дистанционно
Особенности учета:
Фиксируется по фактически отработанному времени
Может учитываться по результатам (при соответствующем договоре)
Требует дополнительных документов (приказов, договоров)
Гибкий график работы
Код ГР (25) — работа по гибкому графику
Правила заполнения:
Учет ведется по фактически отработанным часам
Обязательно указание времени начала и окончания работы
Контроль за соблюдением нормы часов за учетный период
Сменный график работы
Особенности отметки:
Использование кодов Я (01), Н (02)
Указание конкретных часов смены
Учет ночных часов (с 22:00 до 6:00)
Отдельное обозначение работы в праздники (РВ)
Частые ошибки при заполнении табеля
Знание типичных ошибок поможет их избежать в работе.
Ошибки в кодировании
Путаница между "Б" (больничный) и "Т" (отпуск без содержания)
Неправильное обозначение учебных отпусков
Отсутствие разницы между основным и дополнительным отпуском
Некорректное применение кода "К" (командировка)
Ошибки в учете времени
Неучет сверхурочных часов
Неправильный подсчет ночных смен
Округление часов работы/отсутствия
Несоответствие данным приказов и распоряжений
Организационные ошибки
Отсутствие подписей ответственных лиц
Пропуск сроков сдачи табеля
Неправильное хранение документов
Отсутствие исправлений по установленным правилам
Как исправлять ошибки в табеле
Даже опытные кадровики допускают ошибки — важно уметь их правильно исправлять.
Правила внесения исправлений
Бумажный табель:
Аккуратно зачеркнуть неверную запись
Вписать правильные данные
Поставить подпись и дату исправления
Указать "Исправленному верить"
Электронный табель:
Создать корректирующий документ
Указать причину исправления
Заверить электронной подписью
Сохранить оба варианта (исходный и исправленный)
Сроки внесения изменений
До передачи в бухгалтерию — свободное исправление
После передачи, но до выплаты зарплаты — с согласованием
После начисления зарплаты — только через корректирующие документы
Автоматизация учета рабочего времени
Современные технологии упрощают процесс ведения табеля.
Популярные программы для учета
1С:Зарплата и управление персоналом:
Интеграция с другими модулями 1С
Автоматический расчет отработанного времени
Генерация отчетов
Битрикс24:
Учет времени по проектам
Интеграция с системами контроля доступа
Мобильное приложение для сотрудников
TSheets:
Удобный интерфейс
GPS-отслеживание для мобильных сотрудников
Интеграция с бухгалтерскими системами
Преимущества автоматизированного учета
Минимизация ошибок
Автоматический расчет отработанных часов
Онлайн-доступ для руководителей
Интеграция с системами контроля доступа
Архивация данных
Ответственность за неправильное ведение табеля
Нарушения в учете рабочего времени могут повлечь серьезные последствия.
Виды ответственности
Дисциплинарная:
Замечание
Выговор
Увольнение (при систематических нарушениях)
Административная (по КоАП РФ):
Штрафы для должностных лиц (до 20 000 руб.)
Штрафы для юридических лиц (до 100 000 руб.)
Приостановка деятельности (до 90 дней)
Материальная:
Возмещение ущерба работникам
Компенсация морального вреда
Пени за задержку зарплаты
Как избежать претензий
Регулярное обучение кадровых специалистов
Проверка табеля бухгалтерией
Сверка с другими учетными документами
Консультации с юристами в сложных случаях
Своевременное внесение исправлений
Особые ситуации и их отражение в табеле
Некоторые нестандартные случаи требуют особого подхода к кодированию.
Простои в работе
Код ПР (31) — прогул
Код ВП (32) — вынужденный простой по вине работодателя
Код НП (33) — простой по независящим причинам
Правила учета:
Оформление приказом с указанием причины
Разные последствия для оплаты
Учет времени простоя в отдельной графе
Забастовки и массовые неявки
Код ЗБ (34) — участие в забастовке
Код НЗ (35) — неявка из-за забастовки других работников
Особенности:
Требуется документальное подтверждение
Разные правовые последствия
Особый порядок оплаты или неоплаты
Неявки по невыясненным причинам
Код НН (30) — до выяснения обстоятельств
Дальнейшие действия:
Запрос объяснительной от сотрудника
Принятие решения о кодировании
Возможное изменение кода после выяснения
Образец заполнения табеля с комментариями
Рассмотрим наглядный пример правильного заполнения табеля.
Фрагмент табеля за месяц
ФИО | Должность | 1 | 2 | 3 | ... | 31 | Итого дней | Итого часов |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Иванов И.И. | Менеджер | Я/8 | Я/8 | РВ/8 | ... | ОТ/8 | 22 | 176 |
Петров П.П. | Охранник | Н/12 | Н/12 | В/12 | ... | Я/12 | 15 | 180 |
Условные обозначения:
1, 2, 3... — числа месяца
Я/8 — работа днем 8 часов
Н/12 — ночная смена 12 часов
РВ/8 — работа в выходной день
В/12 — выходной по графику
ОТ/8 — оплачиваемый отпуск
Заключение: основные правила работы с табелем
Подведем итоги и сформулируем ключевые принципы грамотного учета рабочего времени.
Алгоритм безошибочного ведения табеля
Ежедневное заполнение — не откладывайте на последний день
Точные коды — используйте только актуальные обозначения
Документальное подтверждение — приказы, больничные, заявления
Проверка расчетов — сверка с производственным календарем
Своевременная сдача — согласно внутреннему регламенту
Советы от экспертов
Разработайте внутреннюю инструкцию по заполнению табеля
Проводите обучение для ответственных лиц
Автоматизируйте процесс там, где это возможно
Храните документы в соответствии со сроками
Консультируйтесь с юристами в сложных ситуациях
✅ Главное правило
"Табель — это не формальность, а важный финансовый документ. Его правильное заполнение защищает и работодателя от штрафов, и сотрудников — от недоплат. Двойная проверка кодов и часов учета — лучшая практика для любой организации." — Рекомендация Минтруда РФ.
Соблюдение всех норм и правил ведения табеля учета рабочего времени избавит вашу организацию от проблем с проверяющими органами и трудовых споров с сотрудниками. Используйте эту инструкцию как настольное руководство для ежедневной работы.
